Pour un cabinet, un centre médical ou un hôpital, les menaces informatiques sont nombreuses. Vous trouverez dans notre guide consacré à la cybersécurité toutes les informations nécessaires pour protéger votre cabinet mais aussi de foermer votre personnel. L’objectif est bien sûr de vous permettre de mettre en place les mesures qui éviteront de voir les données de vos patients détruites ou un rançongiciel bloquer toute votre infrastructure informatique.

Vous pourrez aussi lire sur notre blog l’article Cybersécurité : une seule question permet de savoir si votre cabinet médical est bien protégé qui explique pourquoi les pirates exploitent toujours plus la vulnérabilité humaine pour accéder à votre système ou obtenir des informations confidentielles.

La prise de rendez-vous en ligne ? Un nouveau service utile aux médecins et aux patients! Les patients peuvent au travers d’un simple navigateur prendre rendez-vous à votre consultation, ils peuvent le faire quand ils le souhaitent, y compris le soir et le week-end. Vous choisissez vous-même les plages que vous mettez à disposition (cela peut être qu’une partie de votre agenda) et les patients choisissent sur les plages disponibles le moment qui leur convient le mieux. Un nouveau service très apprécié par les patients, qui économise du temps à votre assistante médicale. Un système de rappel, par SMS ou par courrier électronique, permet de diminuer le taux de rendez-vous manqués.

Les services de rendez-vous en ligne proposent des solutions qui peuvent vous faciliter la vie, mais aussi celle de votre assistante: vous devez déplacer les rendez-vous d’une journée entière car vous souhaitez suivre une formation ? Vos patients seront automatiquement avertis par SMS ou par e-mail qu’un nouveau rendez-vous leur est proposé à une autre date.

Pour connaître l’expérience d’un médecin, lisez sur le site Ma vie de médecin l’article La prise de rendez-vous via Internet : bon ou mauvais plan ?

Pour en savoir plus, consultez la rubrique Prise de rendez-vous en ligne de notre site. 

Pourquoi s’y intéresser?

Il est impératif de s’intéresser à la question de l’utilisation médicale du courrier électronique car l’envoi de courriels entre professionnels de santé et entre professionnels et patients est toujours plus fréquent. C’est nécessaire pour que ces communications soient de qualité mais aussi pour respecter la loi. Il existe en plus toute une série d’outils que vous devez connaître et qui rendront votre utilisation du courrier électronique plus facile. 

Utiliser une solution de courrier sécurisé et crypté

Si des données de patients sont transmises par e-mail, elles doivent être sécurisées et donc chiffrées, c’est une obligation légale (vous pourrez en savoir plus sur les exigences légales en lisant sur le site Ma vie de médecin l’article  Communication électronique : quelles limites et quels risques juridiques pour le médecin?). Pour ce qui est des solutions de courrier sécurisé, le leader sur le marché est la société HIN (Health Info Net). Si vous n’utiliser pas encore cette solution, vous trouverez les informations dont vous avez besoin sur la page Communication sécurisée par le biais d’e-mails cryptés du site HIN. 

Les Vaudois peuvent eux utiliser une solution proposée par leur société médicale qui leur donnera une adresse @svmed.ch. Les professionnels de la santé vaudois trouveront les informations sur ce service sur la page E-mail sécurisé du site de la SVM.

Les outils à connaître

HIN propose deux outils très utiles:

• Comment savoir si une adresse est sécurisée ? Une adresse qui se termine par @hin.ch est sécurisée. Une adresse qui se termine par @chuv.ch (pour le CHUV) ou par rhne.ch (pour les hôpitaux neuchâtelois) l’est-elle aussi ? Vous pourrez le savoir facilement en introduisant cette adresse sur la page d’accueil du site HIN où vous trouverez l’outil « Vérifier les adresses e-mail ».
• Comment trouver l’adresse mail d’un professionnel de la santé? Ce second outil est réservé aux membres HIN, vous introduisez sur la page répertoire HIN des participants le nom d’un médecin et vous obtiendrez en une seconde son adresse mail sécurisée. 

Pour envoyer des e-mails sécurisés aux patients

HIN propose également une solution pour envoyer des e-mails sécurisés aux patients. Comme l’écrit HIN sur son site « lorsque des e-mails sont échangés entre deux adresses e-mail HIN, ils sont automatiquement envoyés de manière conforme à la protection des données. Mais votre abonnement HIN vous permet également d’envoyer des e-mails cryptés à des destinataires sans raccordement HIN – par exemple à des patients ». Vous pourrez en savoir plus sur le site HIN où vous verrez que pour que le destinataire puisse lire vos courriels, il doit s’inscrire une seule fois avec son numéro de téléphone portable. Un code lui est ensuite envoyé par SMS. Une fois qu’il a saisi ce code, il peut lire vos mails, et même y répondre, de manière sécurisée.

Pour aller plus loin

Pour en savoir plus sur l’utilisation du courrier électronique en médecine, vous pourrez lire l’article Utilisation du courrier électronique en médecine générale : recommandations pratiques publié dans la Revue médicale suisse (contrairement à ce dit son titre, il s’adresse à tous les professionnels de la santé). Vous y trouverez en particulier un chapitre « Recommandations relatives à l’utilisation du courrier électronique avec les patients », dans l’idée de fixer avec vos patients les règles relatives à l’utilisation du courrier électronique entre eux et vous. Cela peut se concrétiser par la signature par vos patients d’un formulaire de consentement ou comme le fait le créateur de CabinetMedical.ch par une information au bas de chaque mail qui indique que « l’utilisation du courrier électronique implique l’acceptation des règles relatives à l’échange de courriels avec le cabinet.

Et WhatsApp ?

Au-delà du mail, les communications par messagerie, WhatsApp ou autres, sont toujours plus fréquentes. Ces différents outils sont très pratiques mais ils ne respectent pas les exigences de la loi sur la protection des données. Pour communiquer par messagerie en toute légalité, vous devrez une fois encore vous tourner vers un outil développé par HIN, le Hin Talk. Ce service est mis gratuitement à la disposition de tous les membres HIN disposant d’une identité HIN personnelle. Hin Talk peut fonctionner au travers d’un navigateur, via une application de bureau (Windows ou Mac) ou sur smartphone avec l’installation de l’application mobile Hin Talk (Android et iOS). Vous trouverez plus d’informations sur la page Hin Talk de HIN. 

Pour dire qui vous êtes et ce que vous faites. Pour transmettre des informations pratiques à vos patients et à ceux qui e le sont pas encore. Internet a profondément modifié les pratiques et les habitudes des patients. Vers quels services se tourner pour créer un site internet en tant que praticien? Comment organiser le site internet d’un cabinet médical? Un article à découvrir sur le blog OneDoc.

La plupart des professionnels de la santé pensent qu’ils n’ont pas besoin de s’occuper de leur réputation en ligne, notre objectif est de vous convaincre du contraire. 

En tant que professionnel de la santé, vous devez vous intéresser à votre réputation en ligne. Il y a en tout cas deux raisons à cela. La première, que les patients qui cherchent des informations sur vous y trouvent des informations positives. La deuxième, probablement plus importante encore, est de fournir à vos patients des informations utiles, sur vous, sur votre pratique, sur votre cabinet.

Les professionnels de la santé doivent s’intéresser à leur e-réputation car s’ils ne le font pas, d’autres le feront. S’intéresser à son e-réputation est utile pour savoir ce que l’on dit de positif sur vous mais aussi ce que l’on dit de négatif ! Pour améliorer votre réputation en ligne, vous devez mettre en place ce que l’on appelle une veille mais aussi publier et partager des contenus. 

Mettre en place une veille

Il y a différentes façons de mettre en place une veille. La plus simple est simplement d’introduire votre nom dans un moteur de recherche et d’analyser les résultats. 

• Introduisez votre nom sur Google pour connaître votre réputation en ligne !

Google propose d’automatiser cette surveillance avec son service Google alerts qui permet de recevoir par mail toutes les pages où figure votre nom. Autre alternative, Talkwalker.  

Publier et partages des contenus

La première étape est bien sûr d’avoir un site Internet pour votre cabinet. Vos patients y trouveront des informations utiles sur vous et sur votre pratique. Pour bien comprendre l’importance d’un site Internet, lisez l’article Médecins, dentistes, thérapeutes: pourquoi posséder un site internet? 

La deuxième étape est d’activer le système Google my Business qui est un service de référencement gratuit destiné à tous les professionnels. Pour bien comprendre ce service, lisez sur le site OneDoc.ch l’article Google My Business pour les professionnels de santé. 

La troisième étape, bien sûr facultative, est d’être présent sur les médias sociaux, par exemple au travers d’un blog. Pour en savoir plus, lisez sur le site OneDoc « Maîtriser les réseaux sociaux en tant que professionnel de santé ». Vous pourriez même être présent sur TikTok !

Autres articles sur le sujet:

• Des médecins évalués comme des hôtels? Blog « La santé (autrement) » du journal Le Temps.
• Comment influencer le référencement de votre site web en tant que professionnel de santé. Sur le site OneDoc.ch. 
• Comment répondre aux commentaires des patients sur internet. Sur le site OneDoc.ch. 
• Les hôpitaux romands 2.0. Blog « La santé (autrement) » du journal Le Temps.